Bizalom

Saját domaines e-mail: miért jobb, mint egy gmailes cím

Ha van weboldalad saját domainnel, de a levelezésed még is egy @gmail.com vagy @citromail.hu végű címről megy, az ügyfél két különböző céget lát egyszerre: azt, aki a weboldalt írta, és azt, akitől a levél jött. Ez apróságnak tűnik, de pont az apróságokon dől el, hogy megbízik-e benned valaki, akit még nem ismer. Összeszedtem, mit ad hozzá egy saját domaines cím, mennyi ez valójában, és mire figyelj, ha most állítanád be.

Mit lát az ügyfél a két cím mögött

Az info@ceged.hu cím azt üzeni, hogy a vállalkozásod komolyan veszi magát, és a domainedet is tényleg használod, nem csak megvetted egy hirdetéshez. Egy gmailes cím ezzel szemben azt az érzést adja, hogy a levelezés ideiglenes, vagy hogy a weboldal és a valódi működés két külön dolog. Van egy gyakorlatibb oldala is: az ügyfél a domainedből azonosít téged. Ha a levél a saját domainedről jön, egyből tudja, hogy tőled kapta, nem kell a névre vagy az aláírásra hagyatkoznia.

Nem csak a látszat: a bizalmi lánc is más

Egy nagy, ismert levelezőszolgáltató saját domainje mögött könnyű elrejtőzni egy visszaélésnek, ezért a levelezőrendszerek egy része eleve gyanakvóbb az olyan levelekre, amik nem a küldő domainjéről érkeznek, csak egy általános cím mögül. Ha a saját domainedről küldesz, és be van állítva mögötte a hitelesítés, a leveled kevésbé valószínű, hogy spam mappában landol. Ez a hitelesítés két rövidítés mögött bújik meg: az SPF megmondja, mely szerverek küldhetnek levelet a domained nevében, a DKIM pedig egy digitális aláírással igazolja, hogy a levél tartalma útközben nem változott. Egyiket sem kell értened részletesen, elég tudni, hogy ezek nélkül a saját domaines cím is landolhat spamben, tehát a beállításnál ezt is el kell végezni, nem elég csak a postafiókot létrehozni. Erről bővebben a weboldal-biztonság cikkben írtam.

Átvihető, ha valaha váltanál

Ez az a rész, amit a legtöbben nem gondolnak végig előre. Ha egy ingyenes levelezőnél van a postafiókod, és egyszer szolgáltatót váltasz, a cím ottmarad, minden visitkártyát, hirdetést és aláírást újra ki kell cserélni. Egy info@ceged.hu cím ezzel szemben a domainedhez van kötve, nem a tárhelyszolgáltatóhoz. Ha váltasz tárhelyet, a postafiókot átviszed az új helyre, de a cím ugyanaz marad, az ügyfeleidnek fel sem tűnik, hogy a háttérben bármi változott.

Mennyibe kerül valójában

A domainedet valószínűleg már most is fizeted, ha van weboldalad, tehát az igazi kérdés a postafiók ára. A legtöbb hazai tárhelyszolgáltatónál a domainhez tartozó postafiók a tárhely díjában benne van, vagy egy szimbolikus összegért igényelhető mellé. Ha nagyobb, sok felhasználós, komolyabb levelezőrendszer kell, az természetesen külön havi díjjal jár, de egy kisvállalkozásnak jellemzően elég az, amit a meglévő tárhely már ad. Érdemes megnézni, mennyi postafiókot és mennyi tárhelyet biztosít a csomagod, mielőtt bármit külön megrendelnél. Erről a egyszeri díj vagy havi költség cikkben írtam bővebben.

Nem kell mindenkinek külön postafiók

Sok kisvállalkozásnál elég egyetlen közös postafiók, mondjuk info@ceged.hu, amit páran közösen néznek, vagy egy megosztott naptár mellett kezelnek. Ha szeretnéd, hogy több cím is legyen, mint például ajanlat@ vagy szamla@, de nem akarsz mindegyikhez külön postafiókot kezelni, ott vannak az alias címek: ezek automatikusan egy már meglévő postafiókba futnak be, tehát nem kell külön jelszót, külön belépést kezelni hozzájuk, csak a levél feladóján és tárgyán látod, melyik címre érkezett. Ez sok apró vállalkozásnál egyszerűbb és olcsóbb, mint mindenkinek saját postafiókot nyitni.

Mi van, ha telefonon szeretnéd olvasni

A saját domaines postafiók ugyanúgy beállítható a telefonon, mint bármelyik gmailes fiók, csak néhány adatot kézzel kell megadni: a bejövő és kimenő szerver címét, a felhasználónevet és a jelszót. Ez első ránézésre bonyolultabbnak hangzik, mint amikor a telefon automatikusan felismeri a gmailes fiókot, de valójában csak néhány mezőt kell egyszer kitölteni, és onnantól ugyanúgy értesít, ugyanúgy szinkronizál, mint bármelyik más postafiók. Ha ezt egyszer helyesen beállítod, a különbség a napi használatban nem is érződik.

Hogyan állítható be a meglévő tárhely mellé

A postafiók létrehozása jellemzően pár kattintás a tárhelyed kezelőfelületén: kiválasztod a domaint, megadod a kívánt címet, a többit a rendszer elintézi. Az én munkám ebben inkább az, hogy a postafiók levelezőprogramba, telefonba is helyesen legyen beállítva, és hogy az SPF és DKIM rekordok a domain DNS-beállításai között valóban ott legyenek, ne csak a postafiók létezzen. Ha ez kimarad, a cím működik, de a levelek egy része célt sem ér el.

Tipikus hibák, amikre figyelj

• A postafiók megvan, de a régi gmailes cím marad a nyilvánosan használt elérhetőség, mert elfelejtették átírni a weboldalon és a hirdetésekben.
• Az SPF vagy a DKIM hiányzik, ezért a kimenő levelek egy része spam mappában landol az ügyfeleknél.
• Túl sok, egyenként külön beállított postafiók, amikor egy közös, megosztott postafiók vagy egy egyszerű átirányítás is elég lett volna.

Összefoglalva

A saját domaines cím nem luxus, hanem egy apró, de sokat érő részlet, ami komolyabbá tesz, és ami veled marad, bármerre alakul a tárhelyed. Ha most még gmailes vagy hasonló címről leveleztél, ez az egyik legkönnyebben megoldható hiányosság a weboldaladon. A kapcsolat oldalon írhatsz, ha szeretnéd, hogy beállítsam.